Hızla içeri girdi ve söylenmeye başladı;
- Bunca işin arasında bir de yeni rapor çıktı. Daha dün
kampanya mesajı gelmişti, hangi birine yetişeceğiz bilmiyorum. Sonra yanındaki
yönetmene döndü;
- Bu hafta bizim kızı hiç göremedim. Nereye kadar
bilmiyorum, hep daha fazlası.
Müdür olalı henüz 7 ay olmuştu ama kendisini 7 yıllık
müdür gibi hissediyordu. Buraya gelmek için çok çabalamış, assessment
süreçlerine katılmış, eğitimler almış, mülakatlara girmiş, uzunca bir süre de beklemişti.
Ne kadar sevinmişti atama mesajı gelince. Ertesi gün arabanın anahtarlarını
aldıktan sonra mahalleye gelişini dün gibi hatırlıyordu. Pazartesi başlıyorsun
demişlerdi. Ama ne başlama... O günden beri bir türlü ailecek ağız tadıyla bir
araya gelemediklerini düşündü. Yaz tatilini de es geçmişler, hanımla kızı
kayınpederin yazlığına göndermişti.
Yeni personeli anlamak mümkün değil diye geçirdi içinden.
Biz sorumluluklarımızı bilirdik. Şimdikilere işi veriyorum, sonuç alamıyorum,
umurlarında değil. Sürekli takip etmezsem hata çıkıyor, eksik kalıyor. Bu
adamlarla nasıl ilerlerim ben ?
- Yemeğe çıkacak mısınız müdürüm?
- Şu göbeğe bak, 7 ayda obez oldum. Zaten bir sürü iş
var, bana 1,5 dürüm söyleyin olur mu? Bir de büyük ayran.
Telefon çaldığında arayan müdürlük eğitimlerini birlikte
aldığı arkadaşıydı. Terfileri de aynı gün açıklanmıştı.
- Tertip, na’aber?
- İyidir, ya sen?
- İyi diyelim, nasıl olsun, koştur dur, iyice çivisi
çıktı bu işin !
- Sen böyle konuşmazdın?
- Bilmiyormuş gibi sorma,
mesaiden, çalışmaktan yoruldum, telefon hiç susmuyor, hedefleri
tutturacağız diye insanlıktan çıktık valla!
- Ben de Cumartesi sabahı hep beraber çoluk çocuk
kahvaltı edelim diyecektim.
- Ne kahvaltısı biz çalışıyoruz. Senin haftaya üst
yönetim gözden geçirmen yok mu?
- Var, olmaz mı? Bizim hazırlığı bu defa Nedim yapıyor.
- Nedim mi? Üst yönetim gözden geçirmesini hem de, yok
artık.
- Ne var ki bunda; geçen dönem de Zeynep hazırlamıştı.
- Nasıl güveniyorsun bu adamlara, ya hata çıkarsa?
- Orası kolay; 2 ay denedim, aramızda eğitim yaptık. O
dönem biraz yoruldum tabii. 3. ay birlikte yapmaya başladık. Sonra Zeynep’in
hazır olduğunu düşündüm, ondan istedim. Çok da istekliydi.
- Nasıl olur, hem de yönetim raporunu. Ben de verebilsem
senin gibi kahvaltıya giderim tabii. Evdekileri göremiyoruz biz.
- Delege etmeyi neden denemiyorsun. Bırak herkes kendi
maymununun sorumluluğunu üstlensin. Yoksa tüm maymunlar senin sırtında kalır.
- Nasıl yaparım bilemiyorum, henüz hazır değiller.
- Annene sorsan sen de henüz hazır değilsin. Önce
yetiştireceksin elbet.
Bilgi, beceri seviyesini yeterli düzeye taşı
- Sonra kendi hazırlığını yap, doğru kişiyi seç, neden bu
ilave işi yapması gerektiğini anlat, yaparsa ne kazanacağını, yapmazsa ne
kaybedebileceğini; fırsatı göster.
Amacı
ortay koy; bunun içinde, senin için ne var?
- Bak bir sorun çıkarsa başına ekşirim haberin olsun.
Hafta Sonu söylene söylene dönem raporunu hazırladı. O
çalışırken ailesi ile kaçırdıkları güzel anların hayalini kurdu. Arkadaşı yaz
tatilini yapmış, çocuklarının yıl sonu gösterilerine katılmış, bayramda küçük
bir kaçamağa vakit bulmuş, en ilginç tarafı ise tüm bunlara rağmen toplam
performansta kendi ekibini neredeyse ikiye katlamıştı. Şanslı adam diye geçirdi
içinden, bütün iyi adamları kaptı tabii. Diğer taraftan söyleneni denemeye
kararlıydı. Tüm çabasına karşın ‘biraz değişiklik’ istemişti genel müdür
yardımcısı, ‘ rakamlar aşağı bakıyor artık; rapor 7 aydır nerdeyse aynı...
Ertesi gün hemen işe koyuldu. Ekibi toplayıp raporu
onlarla paylaştı. Ardından bir sonraki
toplantıya birlikte hazırlanacaklarını söyledi.
Yüzlerindeki şaşkınlık görülmeye değerdi. Her hafta yaptıkları
toplantılarda 10 dakikayı bu konuya ayırma kararı aldılar. Ayrıca son hafta
Cuma, Cumartesi de birlikte çalışmak üzere sözleştiler.
Daha 2. toplantıda içerikle ilgili güzel bir öneri geldi.
Rakamlar ay sonu gelmeden adım adım toplandı. Son Cuma akşamı da başarılı bir
toplantı ile hazırlıkları son aşamaya getirdiler. Kısmet midir nedir, son ay
rakamlar da daha iyi gidiyordu. Gözden geçirme görüşmesi uzun zamandır ilk defa
daha iyi geçti.
Ekibi tekrar toplayıp durumu anlattı ve yeni dönem için
birlikte plan yaptılar. Metin toplantılarda önemli katkı sağlayıp sürekli
rapora ilaveler yapıyordu. Hatta son hafta sonu sabah erken gelip çalışmanın
önemli kısmını tamamlamıştı bile. Sonraki toplantının ardından ilk raporu
Metin’den beklediğini söyledi. Metin bu görevi hayalini kurduğu terfi için
önemli bir gelişme olarak değerlendirmişti. Son Cuma akşamı nihai raporun
üzerinden bir son kontrol üzerinde anlaştılar. Üzerinden bir yük kalkmış
gibiydi. Akşam ailecek uzun zamandır birlikte gidemedikleri balık lokantasında
keyfine diyecek yoktu doğrusu.
Gözden geçirme öncesi son Cuma akşamı her zamanki gibi
toplandılar. Metin’in hazırladığı raporu heyecanla bekliyordu, daha da çok
Cumartesi günü ailecek ‘tertip’ ile yapacakları kahvaltıyı... Metin gururla
raporunu anlattı. Toplamda 10 dakikada bitmişti. Gördüğü eksikliklerden dehşete
düşmüştü. Bu raporla üst yönetimin önüne çıkması mümkün değildi. İyi ki bu
toplantıyı koymuşum diye düşündü, hafta sonum gitti dedi, tabii yarın katılacakları
kahvaltı da...
Gece geç saate kadar çalıştılar. Söz verilmişti bir kere,
sabah evdekileri sahildeki restorana bıraktı, bir çay içmek için içeri girip arkadaşını
selamladı;
- Hayrola nedir bu acele.
- Sana uyduk böyle oldu,
delege et demiştin, beceriksiz eline yüzüne bulaştırdı.
- Sen eksik delegasyon yapmış olmayasın?
- Nasıl yani?
- Beklentilerini, yapacağın kontrolleri, verdiğin yetkiyi
net olarak tanımladın mı?
- Hayır.
- O zaman kızdığın nedir? Rapor yaz cumaya yetişsin
dedin, o da yazıp yetiştirdi.
Beklenen sonuç, hedef veya istenen çıktı
nedir, anlat.
Tarih ver.
Karar noktalarını, yetkisini netleştir.
Ara değerlendirme ve kontrol sürecini netleştir.
- Neden baştan söylemedin?
- Sorduğunu hatırlamıyorum. Zaten sorunu kendin görmen
gerekiyordu !
Söylene söylene ofise gitti. Geç vakte kadar çalıştılar.
Metin çok üzgündü. ‘Üzülme’ dedi çıkmadan, ‘tam
olarak ne beklediğimi anlatmadım sana’.
Pazartesi toplantı sonrasında artık geleneksel olduğu
üzere kendi ekibini topladı, üst yönetimin görüşlerini iletti.
- Metin bu aylık raporu da senden istiyorum.
- Ama nasıl olur?
- Çok iyi olur. Bu defa farklı bir yol izleyeceğiz.
Raporu 3 bölüm halinde hazırlamanı istiyorum. Geçen ayın değerlendirmesi, bu ay
yapılanlar, gelecek ayın planları. Rapora mutlaka kendi ismini de yaz lütfen.
Üst yönetimin görmesini istiyorum. Artık senin de zamanın geliyor. Her bölümün
sonunda Cuma akşamları hazırlığını birlikte gözden geçireceğiz. Son Cuma akşamı
da 3 haftayı toplayıp çıkan nihai raporu değerlendireceğiz. Yapabileceğini
biliyorum. Sana biraz sonra e-mail ile istenen sunum ajandasını da iletiyor
olacağım. Göreyim seni.
 |
| Rene Magritte |
3 hafta Cuma’ları yaptıklarını gözden geçirdiler
Metin’in. Doğrusu hazırlığın başarısının ötesinde Metin’in heyecanı da
görülmeye değerdi. Tüm haftaya yayıldı bu enerji. Rakamları daha da
başarılıydı. Son Cuma akşamını iple çekiyordu. Aslında korkmuyor da değildi.
Ancak bu defa harika bir rapor bekliyordu kendisini. Neden dedi kendi kendine, neden bunu evde de
uygulamayayım?
Sabah müdür arkadaşı ile küçük kafede kahvaltı için
buluştular. Hemen arkadaşına mesaj gönderip katılamadığı kahvaltı için telafi
önermişti. Yaptıklarını ve elde ettikleri başarılı sonuçları anlattı.
- Her şeyi bu şekilde delege ediyor musun Allah aşkına?
- Neredeyse.
- Şaşırdım doğrusu, etmediklerin neler?
- Öncelikle hızlı karar alıp yönlendirmem gereken zamanlar
oluyor; örneğin krizler. Sonra koçluk etmem gereken durumlarda da delegasyonu
kullanmıyorum. Tabii performans değerlendirmeleri, geri bildirimler,
motivasyon, özlük işleri ve nihai
kararları delege etmiyorum. Son olarak gideceğimiz yön ile ilgili konularda
görüş alsam da kararı ben veriyorum.
- İlginç ama mantığını görebiliyorum. Delegasyon için
öncelikle yetkin ve istekli personel gerekli sanırım.
- Kesinlikle.
- Sonra temel prensipler, nihai kararlar, büyük resim,
dış çerçeve, kişisel performans gibi üst seviye konuları delege etmiyorsun.
- Delege ederken de beklenen sonuçları, zamanlamayı,
takip sürecini, yetkisini, ona katkısını anlatıyorsun ve motive ediyorsun.
- Tamamen.
- İşler yolunda gitmezse koçluk ve doğru sorular ile
çözüme ortak ederken öğrenmesini sağlıyorsun. Ancak nasıl yapacağı detayına
temel konular dışında girmiyorsun.
- Her yiğidin yoğurt yiyişi farklı olabilir. Kişinin yöntemine
karışırsak delegasyon olmaz, yaratıcılık gelişmez, sonuçta da fark yaratılamaz.
- Çok riskli aslında.
- Risk hep var. Delegasyon başkasının katladığı paraşütle
uçaktan atlamak olarak tanımlanabilir. Ancak yapmamanın riski ve uzun dönem
maliyeti çok daha yüksek.
X
Delegasyon
Yönetime geçen çalışanların gözlemlerimize göre ilk tepkilerinin, iyi
bildikleri işleri yapmaya devam ederek kendilerinden beklenen sonuçları
üretmeye çalışmak olduğunu görüyoruz. Bu süreçte sadece tüm önemli karar ve
görevleri üslenmekle kalmıyorlar, kısa vadede sonuç üretmeyi de başarabiliyorlar.
Diğer taraftan bu şekilde çalışma alışkanlığı edinen çalışanlarının, işe ve
sonuçlara karşı sorumluluk hissedip işi sahiplenmelerini de engellemiş
oluyorlar. Bu şekilde bir süre birlikte çalıştıkları zaman çalışanlar artık
yeni durumu kabullenirken, yönetici de artık bu durumu değiştirme şansı
bulamıyor.
Bu durumu aşmanın yolu ise etkin delegasyon yapabilmekten geçiyor. Delegasyon kendi görev tanımımızdaki işleri,
sorumluluk bizde kalmak kaydı ile, yetkisi ile birlikte, yetkin astlarımıza
aktarmaktır. Başka bir deyişle delegasyon, başkasının katladığı paraşütle
uçaktan atlamaktır. Tanım böyle olunca işin zorluğu kendiliğinden ortaya
çıkıyor. Zira yetkilerimizi delege etmeliyiz ancak sorumluluklarımızı delege
edemeyiz.
Doğaldır ki yapmamızı engelleyen bir dizi engel ve mazerete karşın delegasyonu
doğru yapabilmek için bazı gereksinimler bulunuyor. Öncelikle delegasyonu
yapmadan önce bazı ön şartları sağlamak zorundayız. Bunları kısaca gözden
geçirecek olursak;
-
Yeterli çalışan; En önemli ön koşullardan birisi delege edeceğimiz
çalışanın verilecek görevi yerine getirecek yeterlilikte olmasıdır. Zaman zaman
yöneticilerimiz ‘yaparsa öğrenir’ yaklaşımı ile yetersiz kişilere delegasyon
yapabilmektedir. Bu yaklaşım ile gerçekten ‘eğer yaparsa’ bu bir öğrenme
fırsatı olurken yapamama ihtimali yapma ihtimalinin kat kat üstündedir. Bu
durumda da aslında nihai sorumluluk üzerimizde olduğundan öncelikle biz zarar
görürken çalışanın özgüveni zedelenmekte, aslında herkes kaybetmektedir.
Unutmayın ki hiç araba kullanmamış çocuğunuza arabanızı verip git öğren
demezsiniz.
-
İstekli çalışan; Çalışanın yeterliliği dışında isteği de diğer önemli
bir unsur olarak karşımıza çıkıyor. Aksi taktirde bu delegasyon olmaktan
‘üstünün pasladığı angaryayı yerine getirmek’ oluyor. Konu delegasyon olduğunda
mutabakat önemli bir bileşen olarak süreci destekliyor. Mutabakat sağlamak için
de hedefi netleştirmek, büyük resimdeki yerini göstermek, yapıldığı durumda ne
elde edebileceğini görmesini sağlamak iyi bir başlangıç olabilir.
Hemen ardından kişiye delegasyonu yaparken de bir dizi adımı tamamlamamız
gerekli.
-
Beklenen sonuç nedir; Çalışanımıza delegasyonun
sonucunda ulaşmasını istediğimiz hedefi en kısa ve açık şekilde anlatmalıyız ki
aklında herhangi bir tereddüt veya belirsizlik kalmasın. Belirsizliklerin iki
olumsuz probleme sebep olacağını unutmayın; Çalışanın kendi varsayımlarına göre
hareket etmesi veya belirsizlik sebebi ile paralize olması. Her iki durumu da
istemezsiniz değil mi?
-
Tarih; Çıktıyı ne zaman istiyorsunuz net olarak ifade edin.
Unutmayın söz konusu çıktı aslında sizin çıktınız.
-
Yetkisi nedir; İşi sonuçlandırabilmek için hangi şartlarda karar
alabilir, inisiyatif kullanabilir, kurallar koyabilir, hangilerinde bunları
yapamaz net olarak ifade ediniz. Unutmayın ki yetkisiz delegasyon angaryadan
öteye gidemez. Bu noktada uyması gereken kuralları, kurumsal kısıtlama ve
kuralları da hatırlatmanızda fayda var.
-
Takip nasıl olacak; İş bitene kadar ne olup bittiğinden
bihaber beklemeye ne dersiniz? Pek akıllıca değil, değil mi? O zaman sık sık
soralım, izleyelim, araya diğer çalışanları sokarak bilgi toplayalım, buna ne
dersiniz? Bu da kulağa hoş gelmiyor, değil mi?
o
İlk kural mutlaka bir takip sistematiği olmalı. Takip
eğer çok yakın olur ise çalışan güvenmediğinizi düşünür, zaten delege etmenin
de bir anlamı kalmaz. Takip eğer çok gevşek olur ise habersiz kalırsınız ve
olası bir probleme müdahale şansınızı kaybedersiniz. O halde dengeli bir takip
sistematiği gerekli.
o İkinci kural pek çok yöneticimizin çok sevdiği ‘fark
ettirmeden takip’ yönteminden bir an evvel vazgeçmenizdir. ‘Hava yağacak
galiba, ne oldu bizim rapor’ diyerek
size yaklaşan bir yöneticinizin asıl niyetini hiç anlamadığınız oldu mu sizin?
Çalışanlarınızın da olmadı. Bu durum güven ortamını zedelemektedir ve uzak
durmak gerekir.
o
O halde yapılması gereken ne takip edilecek, ne zaman
takip edilecek, nasıl takip edilecek en baştan kendisi ile belirleyip bu plana
sadık kalarak, şeffaf ve sistematik bir takip yöntemi izlemektir.
İşler yolunda gidiyor ise yapılması gereken basit; abartmadan gelişim ve
çabayı takdir etmek, sonuçları yapan kişinin paylaşabileceği, isminin kullanıldığı
bir yöntem bulmak.
İşler yolunda gitmez ise yapılması gereken etkin bir koçluktan başka bir
şey değildir. Yetkin ve istekli bir çalışan ile oluşturduğunuz güven ortamını
bozmadan soracağınız açık uçlu sorular ile kendisinin problemin kaynağını ve
çözümü bulması için desteklemeniz gereklidir. Eğer bu şekilde çözümü kendisi
bulamıyorsa, zaten delegasyonu doğru yeterlilikteki çalışana yapmadınız
demektir ve o an itibarı ile delegasyon bitmiştir. Çözüm konusunda yönlendirip
işin içine daha fazla girmeniz, destek sağlamanız ve bir sonraki delegasyona
yetiştirmek için çalışmanız gerekir.
Eğer yine ilerleme sağlayamıyorsanız sizin daha derin bir mutabakat
sorununuz var demektir. İste yaratmak, motivasyonu sağlamak ve sonuçta güven
ortamı yaratmak konusunda ivedilikle atmanız gereken adımlar olduğunu
söyleyebiliriz.
Etkin Delegasyon için;
1- Ön Hazırlık Yap
·
Bilgi, beceri ve istek seviyesini yeterli
düzeye taşı,
·
Amacı ortay koy, bunun içinde, onun için
ne var, planla.
2- Çerçeveyi çiz
·
Beklenen sonuç, hedef veya istenen çıktıyı
anlat,
·
Tarih ver,
·
Karar ve yetkisini netleştir, önemi
açıkla,
·
Ara takip ve kontrol sürecini, tarihlerini
netleştir.
|
Diğer taraftan tüm zorluk ve riskine karşın ‘Neden delege etmeliyiz’ sorusunu
cevabı oldukça uzun olabilir;
·
Zaman yönetiminde
etkinlik.
·
Büyük resme odaklanıp
stratejik planlama yapabilmek.
·
Büyük resmi çalışanların
görmesini sağlamak.
·
Güven ortamını
pekiştirmek, çalışanların özgüvenlerini geliştirmek.
·
Çözüme ekibi ortak
etmek, bu sayede yaratıcılık ve fark yaratmak.
·
Toplam performansı
artırmak.
·
Sorumluluk
hissetmelerini sağlamak, kararlara ortak etmek...
Daha ne bekliyorsunuz. Kendi endişelerinizin doğruların önüne geçmesine
seyirci mi kalacaksınız?
